Análisis de puestos

En la segunda década del Siglo XXI en un entorno incierto y cambiante en el ámbito económico y geopolítico, las organizaciones deben adaptarse a los cambios, pero para hacerlo exitosamente deben contar con la identificación y el compromiso de su recurso más valioso, el recurso humano, además de un sólido conocimiento y aplicación de los fundamentos de la Ciencia Administrativa. Es ahí donde toma relevancia un tema ampliamente estudiado, pero que debe ser de principal interés en las organizaciones, el Análisis de Puestos.

En base a diversos estudios sobre el Análisis de Puestos, podemos establecer los siguientes lineamientos sobre el marco conceptual, la importancia, los objetivos, las actividades gerenciales vinculadas, los requisitos, sus partes, los métodos existentes y las etapas del Análisis de Puestos.

MARCO CONCEPTUAL DEL PUESTO

Constituye el segmento de una organización, por la cual es directamente responsable  un individuo, este resulta una unidad organizacional importante y básica. El puesto sirve para definir las actividades organizacionales  que desempeña una persona y para eslabonar estas actividades con las que otras personas desempeñan para contribuir al logro de los objetivos de la organización.

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

Nos proporciona información sobre la finalidad, contenido, habilidades requeridas (habilidades, inteligencia, destreza para ejecutar algo), así, como el conocimiento del lugar en el que se realizan las tareas.

El Análisis de Puestos proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Esta descripción del puesto e información de la especificación del puesto son la base sobre la que se  decide qué tipo de personas se reclutan y contratan.

OBJETIVOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

• Conocer los puestos que existen en una empresa.
• Conocer su naturaleza específica y saber las habilidades, conocimientos y experiencias requeridas.
• Conocer la mutua relación existente entre los puestos.

ACTIVIDADES GERENCIALES VINCULADAS CON EL ANÁLISIS DE PUESTOS

• Compensar en forma equitativa  y justa a los empleados.
• Ubicar a los empleados en los puestos adecuados.
• Crear planes para capacitación y desarrollo.
• Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
• Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
• Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una organización.

REQUISITOS DE UN PUESTO:

Requisitos Intelectuales: Tiene que ver con los requisitos que el aspirante debe poseer para desempeñar el puesto de manera adecuada. (Instrucción básica, experiencia básica anterior, adaptabilidad al cargo, iniciativa etc.).

Requisitos Físicos: Tienen que ver con la cantidad y continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental requeridos (Capacidad visual, destreza o habilidad, complexión física necesaria).

Responsabilidades implícitas: Responsabilidad que el ocupante del puesto tiene, además del trabajo normal y de sus atribuciones (Supervisión de personal, material, herramientas o equipo, información confidencial).

Condiciones de Trabajo: condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores (Ambiente de trabajo, Riesgos).

EL ANÁLISIS DE PUESTOS SE COMPONE DE 2 PARTES

1. Descripción del puesto:

Es una explicación escrita de los deberes, las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico. Todas las formas para la descripción de puestos deben tener un formato igual dentro de la organización. Es indispensable que se siga la misma estructura general para preservar la comparabilidad de los datos.

La descripción del puesto consta de las siguientes partes:

• Título del Puesto
• Código
• Consideraciones sobre materiales, equipos requeridos
• Tiempo necesario para el aprendizaje del puesto
• Remuneración a recibir
• Horario de trabajo

Con respecto al trabajador los datos a conocer son:

• Sexo y edad
• Características físicas requeridas (peso, talla, aspecto)
• Modales, temperamento (inteligencia, razonamiento, decisión)
• Educación, conocimientos, experiencia, habilidades.

2. Especificaciones del Puesto:

Es la síntesis descriptiva del puesto. Es el documento que detalla una operación o tarea y manera de ejecutarlo, la disposición del lugar de trabajo, características de las máquinas y herramientas además de las funciones y obligaciones del trabajador. Anota los requisitos mínimos para que el puesto sea eficientemente desempeñado.

MÉTODO PARA EFECTUAR EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Observación Directa: Se realiza en pleno ejercicio de sus funciones, en tanto que el analista de puestos anota los puntos clave de su observación en la hoja de Análisis de Puestos. Por lo general la Observación va acompañada de  entrevista y discusión con el ocupante.

Cuestionario: Se realiza, solicitando al personal  que llene un cuestionario de análisis de puestos, o que responda  las preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del puesto, su contenido y sus características.

Entrevista Directa: Es el enfoque más flexible. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del puesto, de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto, y de los porqués y el cuándo. Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas.

Métodos Mixtos: Para contrarrestar las desventajas  los métodos anteriores y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar los métodos mixtos.  Resulta de la combinación de los métodos anteriores en las formas siguientes:

Cuestionario al trabajador y entrevista al trabajador y a su jefe, separados o juntos.

ETAPAS EN EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Etapa de Planeación: Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de Puestos.

Etapa de Preparación: Fase en la que se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo. Esta etapa puede ser simultánea a la etapa de planeación.

Etapa de Ejecución: Fase en la que se recolectan los datos relativos a los puestos que van a analizarse y se redacta el análisis.

En conclusión, las organizaciones hoy en día deben estar en condiciones de responder a lo que es completamente impredecible, dentro de ciertos límites de la misión y principios de guía de la organización. El rápido cambio de nuestro mundo requiere que las organizaciones sean fluidas y adapten con facilidad sus estructuras, productos y servicios. Los administradores deben imprimir los valores y la misión de la organización en la mente de los trabajadores, que son el principal activo y motor de una organización. Es bajo este contexto que cobra relevancia el Análisis de Puestos, el cual es una herramienta fundamental en la gestión de los recursos humanos en una organización.

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