Si tener una inspección de Hacienda es una de las frases que genera más miedo del mundo empresarial, el hecho que sea por sorpresa dramatiza las circunstancias. Descubre en este artículo en qué caso puedes recibir una inspección sorpresa y cómo evitar las multas de Hacienda que se puedan generar.
La inspección de Hacienda puede llamar a la puerta de tu empresa en cualquier momento. Forma parte de las reglas del juego. Eso sí, es habitual recibir una notificación antes. Este proceso puede llegar de distintas formas. Puede ser por correo postal o por notificación electrónica, desde la denominada Dirección Electrónica Habilitada (DEH).
También pueden ser en persona, es decir, el representante de la AEAT acude al domicilio social de la empresa para informar del inicio del procedimiento. Y además, puede haber la notificación de las empresas en situación de inspección permanente que tiene un sistema rutinario de comunicación con la Agencia Tributaria. Se trata del caso de las grandes empresas, las que facturan más de 6 millones de euros.
Así pues, la inspección sorpresa es el caso de la notificación in situ. Aun así, para que un inspector de Hacienda pueda entrar a la acción sin previo aviso necesita motivos convincentes y probados, es decir, sospechas o pruebas de irregularidades fundamentadas.
Las comprobaciones por los inspectores de la Agencia Tributaria se inician en el mismo momento de la inspección. También cabe considerar que, en estos casos, la entrada de un inspector en determinados espacios de las instalaciones de la empresa puede limitarse si no cuenta con una orden judicial o la autorización del contribuyente. Por ejemplo, la documentación física como la información que contienen los ordenadores cuenta con un grado mayor de protección dependiendo del lugar donde se encuentren ubicados. Cuando los ordenadores están situados en zonas abiertas al público o en lugares donde se desarrolla la actividad comercial, el inspector puede acceder a ellos con una mera autorización escrita del delegado o del director del departamento. En cambio, si la documentación o los ordenadores se encuentran ubicados en dependencias reservadas para llevar a cabo la dirección, gestión de la compañía o zonas específicas para conservar la documentación del día a día, el inspector debe estar autorizado por orden judicial.
De todas formas, debes tener claro que la notificación al responsable de la empresa se realiza de manera inmediata al momento de la inspección. Por otro lado, el contribuyente que se encuentra por sorpresa con una inspección de Hacienda tiene derecho a que un profesional le asista en la misma. Por tanto, es recomendable contar con un asesor legal en la empresa que pueda ayudarte en el proceso de inspección y sus requerimientos.
Además, si la actividad económica se realiza en el domicilio personal del contribuyente, éste puede negar la entrada de la inspección sin necesidad de sufrir sanciones por ello, incluso cuando el funcionario presente una autorización escrita del delegado de Hacienda. En estos casos, el derecho de inviolabilidad del domicilio es más estricto por lo que se puede exigir una orden judicial para entrar al domicilio.
El siguiente paso es qué hacer para no recibir ninguna multa. Sin duda, uno de tus grandes aliados será el orden, ya que te van a pedir gran cantidad de documentación.
Por un lado, te pueden examinar declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los obligados tributarios relativas a cualquier tributo. Y por otro lado, te pueden examinar con lupa la contabilidad de la empresa; es decir, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con trascendencia tributaria, registros y archivos informáticos, etc.
Por tanto, es imprescindible llevar una contabilidad ordenada y conservar los justificantes. En lo que a contabilidad se refiere, los gastos generados por los viajes profesionales suelen ser fuente de errores porque demasiadas veces no se conservan los tiques en papel, se dañan o se pierden. Una buena solución para tener los gastos bajo control y estar preparado ante una inspección de Hacienda es contar con una solución digital de gestión de gastos de viaje. De esta forma, se automatiza el proceso y se mantienen los gastos bajo control.
El artículo Cómo evitar una multa de Hacienda en una inspección sorpresa aparece completa en nuestro blog Comunidad de Emprendedores.
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