Mejore la productividad de su negocio con una comunicación eficaz

Cuide sus palabras. Las mejores ideas, mal expresadas, pueden ser ignoradas y fracasar por completo.

Desde hace muchos años redacto textos de todo tipo, por mi actividad como consultor. Eso me lleva a analizar también los textos escritos y a dar una señal de alarma al respecto.

Definitivamente, el avance de los medios audiovisuales, en conjunto con una nueva cultura web hace que aparezcan serias dificultades para emplear el lenguaje. Hablo tanto de los contenidos como del idioma en su propia forma de herramienta expresiva.

Obviamente hay una prioridad lógica: ¿qué importa lo que tengamos que decir, si ni siquiera sabemos cómo expresarlo?

No voy a iniciar una larga relación de comunicaciones de empresa, deficientes desde todo punto de vista, porque aburriría. Pero le propongo algo mejor. Lea los mails que están despachando en su oficina y póngalos a prueba en los siguientes puntos:

1. ¿Se comprende y distingue claramente la idea central de las secundarias?

En muchas comunicaciones aparecen mezclados conceptos de muy diferente jerarquía.

Por ejemplo, he visto casos en que un gerente dedica diez líneas a exponer lo central de los planes de producción, mezclando entremedio “de paso, avísame si Pablo llegó tarde”. Rompe la continuidad del discurso y los temas son de diferente nivel de jerarquía. Vamos, que no es una charla de café…

2. ¿Es capaz de lograr su objetivo de persuadir o fundamentar lo que se comunica?

Y esto vale tanto para una nota de reclamo de cobranza, como para captar a un cliente potencial.

Esto se puede sintetizar en: debo transmitir adecuadamente la causa que me lleva a escribirle, planteada en términos de beneficios para mi interlocutor. Por caso, hacer una carta de reclamo de pago (que es de lo más desagradable).

Pues bien, en lugar de:

“… verificamos un atraso de xx días en su pago, que le solicitamos regularizar cuanto antes. Si no lo ha hecho hasta el día xx, daremos traslado a nuestros abogados”.

¿No podría ir mejor algo así?:

“Estimado Señor Pérez como responsable de cobranzas, he notado que su pago, previsto para el día xx no se ha producido. Esto genera una serie de inconvenientes en nuestra planificación de finanzas, y quiero evitarle entrar en el proceso de recupero de cobranzas habitual, que implica típicamente la intervención de abogados con sobrecostos significativos. Tiene Usted buenos antecedentes con nuestra compañía, y en consideración a ello, le pido que se contacte conmigo al XXXXXX, para combinar una forma de cancelación adecuada, que seguramente hallaremos.”

3. ¿Tiene la extensión exacta para su finalidad?

Un exceso de palabras, suele embrollar cualquier tema y ser demasiado parcos, no ayuda en lo más mínimo. Pero esto depende en buena medida de su destinatario.

Cuando lo lee (poniéndose en el lugar del destinatario) ¿siente que le hablan a Usted, o que es una copia de cualquier nota colectiva?

Justamente, relacionado con el punto anterior, el ponerse desde la perspectiva del lector, evita muchos inconvenientes. De por sí, el sentir que alguien le escribe especialmente a uno, tiene un efecto especial en una época de masificación.

En definitiva, quien generó el mail, ¿se puso en situación antes de tipear?

4. ¿Toma en cuenta las particularidades del receptor de la comunicación?

Una última sugerencia: piense también no sólo en el destinatario, sino en su circunstancia. Uno no puede adivinar, pero sí conocer el perfil de la persona a la cual escribe.

Tengo muchos clientes empresarios, que tienen su agenda totalmente desordenada, con cambios permanentes, y atiborrados de reuniones imprevistas. ¿Qué hago? Escribo textos cortos, y que llamen la atención desde el título.

Por ejemplo: PRODUCCION DETENIDA EN PLANTA TUCUMAN… y luego la explicación de que una máquina se rompió, etc., etc.

Si el título fuera PROBLEMAS CON LA MAQUINA de HILAR, el efecto sería muy diferente.

En definitiva, cuidar las palabras permite mejorar la productividad del negocio, al reducir los malentendidos y enfatizar lo que se debe, con precisión.

Si tiene una buena idea, transmítala bien.

Y si necesita ayuda, estamos para eso.

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