La optimización es una labor constante que se debe implementar en organizaciones y según el proceso será nuestro beneficio.
A continuación, les presento una metodología de optimización.
Metodología de optimización:
La “Matriz de análisis”, es una herramienta que ayuda a identificar las actividades, los responsables, los flujos de información en función de entradas y salidas en cada actividad, la calidad determinada en los riesgos, reprocesos y métodos de trabajo, los tiempos en función de cuellos de botella, duplicidades y trabajo repetitivo de volumen, y los costos discriminados en las actividades que no generan valor y competencias necesarias para el desarrollo de las actividades del proceso.
Proceso de optimización:
- Identificación de las actividades y caracterización del proceso a optimizar:
Debemos conocer todas las actividades que se desarrollan dentro de los procedimientos, teniendo conocimiento de los insumos que entran en la parte inicial y del producto que sale en la parte final del proceso.
Puede ser de gran ayuda los flujogramas para lograr ver los actores que se encuentran en el desarrollo del proceso e identificar las diferentes decisiones que se deben tomar con los respectivos flujos del proceso.
- Diligenciamiento de la matriz de análisis:
El diligenciamiento de la matriz de análisis es relativamente sencillo, se debe determinar la información según los responsables, el flujo de información, la calidad, el tiempo y los costos en el desarrollo de todas las actividades del proceso.
- Diagnostico del proceso:
El diligenciamiento de la matriz de análisis dentro de la optimización de los procesos, nos permite conocer oportunidades de mejora y aspectos positivos que se encuentran en el desarrollo del proceso. Para realizar el diagnostico del proceso es vital un diligenciamiento de la matriz de análisis completo y adecuado.
- Acciones de mejora del proceso:
Para determinar las acciones de mejora nos debemos concentrar en las oportunidades de mejora identificadas en el diagnostico del proceso, de ahí la importancia del diligenciamiento de la matriz de análisis.
Generalmente al momento de identificar las oportunidades de mejora podemos determinar las acciones que se deben implementar para la optimización del proceso, sin embargo se debe realizar un análisis completo para determinar las estrategias que se implementarán dentro de las acciones de mejora.
- Determinación de indicadores de gestión:
Los indicadores de gestión nos servirán como herramientas para la medición de las actividades y procedimientos que se desarrollan dentro del proceso.
Es vital determinar los indicadores de forma adecuada, ya que será los medios para determinar si las acciones de mejora han tenido el resultado esperado posterior a la optimización.
¿Alguna duda? Me puede escribir en mis redes sociales y será solucionada en el menor tiempo posible:
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El artículo ¿Cómo optimizar los procesos en una organización? aparece completa en nuestro blog Comunidad de Emprendedores.
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