La realidad organizacional implica la búsqueda de alternativas que permitan fortalecer las competencias de los colaboradores de tal manera que su desempeño (entendido como la combinación entre gestión y resultados) contribuya significativamente a la hora de marcar la diferencia en la oferta de servicio al cliente.
Contar con un talento que supere las expectativas, implica reconocer que no basta tener un buen proceso de selección sino que es preciso ofrecer uno que permita consolidar en los colaboradores sus capacidades personales y profesionales.
Si dentro de las responsabilidades de su cargo está el responder por los procesos de crecimiento personal y profesional de los colaboradores mediante el diseño, ejecución y seguimiento a los programas de capacitación esta reflexión seguramente le ofrecerá algunas pistas para articular un programa de capacitación empresarial. Espero sea de utilidad.
Es así como los responsables de asegurar los procesos de capacitación y formación deben diseñar e implementar una metodología de trabajo tal que permita incluya a todos los gerentes y responsables de los equipos de trabajo y así incrementar sus niveles de contribución y responsabilidad en el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de todos los procesos de capacitación y formación de la empresa, de tal manera que integren en un sistema de trabajo e información de todos los aspectos relacionados con la gerencia de la capacitación.
Quienes orienten los planes de entrenamiento, formación y desarrollo deben tener un nivel de comprensión conceptual mayor sobre el alcance que tiene la capacitación entendida como un programa que integra los aspectos técnicos, administrativos y de crecimiento personal, de tal manera que vayan asumiendo de modo gradual la responsabilidad sobre la manera como se ejecutan los recursos asignados a los procesos de desarrollo de las competencias laborales y personales requeridas para el incremento de la productividad en la organización.
Esta reflexión es una invitación para responsables de la capacitación en la organización ofrezcan un valor agregado en su gestión creando sinergia con todos aquellos que deciden hoy los eventos que se realizan, proponiendo acciones que permitan el diseño de nuevas estrategias que proporcionen elementos para medir el impacto de la capacitación en la productividad y conocer los niveles de transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
Tal como lo he mencionado en anteriores artículos, el centro de una propuesta de capacitación se orienta a los siguientes objetivos:
- A. Elaborar el diagnóstico del estado actual del proceso de capacitación y entrenamiento con el fin de ajustar la propuesta de intervención a la realidad de la organización.
- B. Desarrollar un plan de formación y entrenamiento práctico en gerencia de la capacitación a los responsables de los procesos de entrenamiento, capacitación y desarrollo.
- C. Diseñar, de manera conjunta, un plan de trabajo de mediano plazo que permita operacionalizar los conceptos trabajados con los participantes en el proceso y establecer mecanismos de seguimiento y evaluación al plan formulado.
La primera fase de todo proceso es el Diagnóstico y esta primera etapa del proceso implica varios momentos de información y documentación con el fin de conocer el estado actual de los procesos de capacitación en la empresa, y por tanto se requiere, entre otras cosas una entrevista con los gerentes de las áreas y de gestión humana e igualmente con los responsables de capacitación, con el fin de enterarse de las acciones de capacitación que se realizan actualmente, número de personas que participan, sistema de medición de la capacitación, etc.. Por otra parte es importante documentar algunos indicadores que permitan reconocer el estado actual del proceso de capacitación tales como:
- Número de horas de capacitación dictada por año.
- Número de horas por departamento y por ciudad.
- Número de horas por asistente.
- Número de horas de capacitación por proveedor. (Nacional e Internacional)
- Número de participantes por evento.
- Distribución de la ejecución presupuestal por departamento.
- , otros indicadores e información se solicitarán una vez sea aprobada la propuesta.
Al finalizar esta etapa de diagnóstico debe formalizarse, de manera conjunta, un informe diagnóstico que permita conocer el estado actual de la capacitación en la empresa en términos de participantes, tiempos, temas, proveedores y costos. Este documento será uno de los insumos para desarrollar las simulaciones y ejercicios prácticos de la segunda fase.
Para la fase de formación y entrenamiento del equipo de capacitación interno de la empresa es importante que los asistentes conozcan los aspectos teóricos y conceptuales que integran la gerencia de la capacitación utilizando una metodología que incluye los tres componentes de:
- CONCEPTUALIZACIÓN: Se refiere a los factores teóricos que permiten conocer el alcance que debe tener la gerencia de la capacitación como soporte de la estrategia corporativa. Los asistentes recibirán entrenamiento práctico en el diseño de algunas herramientas de Capacitación que podrán ser implementadas en el plan de acción.
- La METODOLOGÍA utilizada hará permanente referencia a las situaciones reales que vive la empresa en su día a día con el fin de recoger elementos prácticos que permitan ir documentando propuestas para el diseño del plan de acción.
- APRENDIZAJE EXPERIENCIAL. En la medida que avanza el proceso formativo y de modo paralelo se realizarán ejercicios prácticos y simulaciones que permitan analizar de modo crítico la necesidad, conveniencia y oportunidad de aplicar o no las herramientas que se van conociendo. Se entrenará a los asistentes en algunos ejercicios prácticos que permitan profundizar en la comprensión de una gerencia de la capacitación contributiva y alineada con la estrategia empresarial.
A modo de sugerencia propongo los siguientes contenidos que permitirán a los responsables de la capacitación al interior de la empresa desempeñar una tarea de impacto y significativa. Propongo que sea por módulos y el número de horas será definido por el líder del proceso:
MÓDULO 1. CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CAPACITACIÓN
OBJETIVO. Reconocer los componentes básicos de un proceso de capacitación en la organización y su importancia en el desarrollo humano y organizacional.
TEMAS
- Los procesos de formación y la alineación estratégica.
- Componentes del aprendizaje en la organización.
- Taxonomía del aprendizaje
- Elementos del aprendizaje de adultos
- Características de los adultos
- Tipos de capacitación en la empresa.
- La Inducción y el compromiso organizacional
- Desarrollo organizacional y desarrollo humano.
MÓDULO 2. EL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
OBJETIVO: Identificar un modelo de diagnóstico de necesidades de capacitación que permitan conocer los componentes de un programa de capacitación empresarial.
TEMAS.
- Importancia de un adecuado diagnóstico de Capacitación.
- La Capacitación Gerencial y operativa.
- Detección de necesidades obvias y ocultas.
- Fichas de necesidades de capacitación
- Principales Métodos y técnicas para el Diagnóstico en Capacitación.
- Metodología D.I.C.E. para la efectividad en la capacitación.
- Algunos Indicadores para los procesos de Capacitación.
MÓDULO 3. DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN POR COMPETENCIAS
OBJETIVO: Identificar las competencias básicas propuestas por McClelland y la manera de incluirlas en un plan de capacitación.
TEMAS
- Formación y desarrollo de competencias.
- Modelo para la identificación de comportamientos observables en el modelo de competencias de McClelland
- Competencias gerenciales y laborales
- La capacitación por competencias.
- Habilidades del Instructor y del facilitador en los procesos de aprendizaje empresarial.
- Uso y abuso del modelo de competencias.
MÓDULO 4. MODELOS DE EVALUACIÓN DEL APRENDIZAJE
OBJETIVO: Conocer algunos modelos gerenciales que permiten evaluar los resultados de la capacitación y comprender la importancia de la transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
TEMAS
- Importancia de evaluar los planes de capacitación
- Niveles de Evaluación de los eventos de Capacitación
- El seguimiento y monitoreo de los resultados en la capacitación.
- Modelo Assesment Center
- Evaluación 360º
- Test de percepción social.
- La transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo
- Diseño de una herramienta de evaluación por competencias.
MÓDULO 5. DISEÑO DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN
OBJETIVO: Elaborar con los participantes un plan de capacitación que recoja los aprendizajes obtenidos en la unidad de trabajo.
TEMAS
- Componentes de un programa de capacitación empresarial.
- Gerencia de la capacitación
- Diseño de estrategias de capacitación
- Capacitación técnica, administrativa y de crecimiento personal
- Creación del comité de capacitación
- Herramientas para medir el impacto de la capacitación
- Administración del presupuesto de capacitación.
Evidentemente el plan de FORMADOR DE FORMADORES puede incluir más o menos temas dependiendo de los conocimientos y experiencia previa de los participantes en el mismo y de otros factores tales como tiempo y metodología.
Espero que estas breves reflexiones permitan a los responsables de los procesos de capacitación en las organizaciones identificar algunos aspectos que resulten relevantes a la hora de establecer sus planes y programas de formación.
* José Manuel Vecino P.* Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana, Gerente de Gestión humana, Consultor empresarial y Docente Universitario.
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